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报销让签字走开

认真填好报销单据,敲开财务室的门,把报销单交给公司财务人员,财务人员直接点钱给你,这是不是我们每个人在企业中最期盼也最不可能实现的事情?

没有复杂的层层领导签字流程,没有短则一星期长则数月的漫长等待,更没有各种财务票据的仔细核对。你直接对接财务,避免了领导把大量时间费在不停的签字确认中。直接而简单,快速而高效。这种报销方式在现实中恰恰真实存在。

和预想的并不完全相同,因为在报销前,这家公司的财务人员除了认真核对报销事项和金额外,还会对着你宣读一段声明,宣读完毕后,你要么依然确认,迅速把钱领走;要么会出现其他情况,在财务人员宣读的时候,因为神情严肃,莫名会凭空而来一种紧张感,你不得不把单据拿回去再次审核后才来报销。

而无论是谁,报销了多少次,每次都必须听财务人员宣读一段声明。

这份声明叫《严肃提示——报销前的声明》,具体内容是这样的:“您现在所报销的凭据必须真实及符合《财务报销规则》。否则都将成为您欺诈、违规甚至违法的证据,必将受到严厉的处罚并付出相应的代价,这个污点将伴随您一生。如果因记忆模糊而自己不能确认报销的真实,请再一次认真回忆并确认凭据无误,然后开始报销,这是极其严肃的问题。”

你是不是觉得有些奇怪,寄希望于“宣读声明”来杜绝发票作假是不是太过天真?领导凭什么可以从接连不断的签字困境中身?

实现这种管理方式的是位于苏州工业园区的德胜洋楼,一家从事现代轻型木结构住宅施工资质的建筑企业。德胜洋楼的管理确实是成功的,它建造的美式木结构住宅超过了美国标准,它把农民工改造成高素质的产业工人和绅士,它的管理方法和理念已经通过其员工手册的英文版发行,向海外输出。

当然,除“宣读声明”之类心理监管之外,德胜洋楼的报销不签字依然要靠十分复杂和细致的管理。

“个人信用分析系统”就是其专门针对报销问题建立的,分析员工的报销行为,为每个员工归纳报销习惯。

这套系统可以从员工的报销单据中分析出真实以及费用发生的必要,并通过一些方法总结分析员工长期形成的报销习惯,进而对异常情况进行预警。同时,员工的信用情况都会记录在系统中。信用记录十分重要,德胜公司可以根据一个员工的信用度,确定他在公司的借款额度,信用度高的员工甚至可以借款十几万元。

德胜的高层深信:“制度只能对君子有效,对于小人,任何优良制度的威力都将大打折扣,或者是无效的。”值得注意的是,德胜员工的教育程度和文化背景并不高,但就在这样一家非高学历员工构成的公司里,员工上班可以不用打卡,随欲地调休。

费用报销其实是事关个人信用,既然是个人信用问题就应当让员工个人承担!主管领导有什么权力给员工签字?如果主管签了字,报销的责任就等于转嫁到了主管身上,主管必然要为员工的行为担责,这是很不合理的制度。报销不需要领导签字,就是让员工对自己负责,让员工自己选择做一个君子,而不是小人。

为什么?为什么连一些知识型企业也无法做到的人化管理,德胜公司却敢于尝试?

答案在于制度与文化的双下。

一方面,德胜有明确的制度规定、严格的监督机制和奖惩手段;另一方面,德胜也时刻不忘借助文化和教育的力量——每月两次的制度学习会,每次报销前都要宣读的提醒声明——这些都在潜移默化地影响着员工,促使他们远离小人,成为君子。

创新是企业管理永恒的主题,德胜也不例外。任何理论、方法、价值观都有一定的针对和局限,随着社会的发展,它们同样会陈腐僵化过时,最后成为“灾难”。比如,90后的农民更有思想、更有文化、更多压力,管理起来需要花更多的心思,不然效果可能会适得其反,这些情况是德胜公司以后要关注的问题。

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